Efectos de la implementación de un centro de servicios compartidos : el caso de la Escuela de Administración de la Universidad Eafit

Objetivo: identificar el efecto que ha tenido la implementacion de un Centro de Servicios Compartidos (CSC) en la Escuela de Administracion de la Universidad EAFIT, a partir de la percepcion de los coordinadores de programa, los profesores, los empleados y los estudiantes permeados por su servicio. Metodo: mediante la utilizacion de entrevistas semiestructuradas aplicadas a los involucrados del proceso desde la perspectiva del metodo de estudio de caso. Problema de investigacion: los servicios administrativos de los programas de posgrado de la Escuela de Administracion se prestaban en cada uno de los programas, aunque algunos de ellos tenian mas recursos que otros, lo que implicaba que el sistema presentara una alta carga operativa que impedia la optimizacion de recursos y la estandarizacion de procesos, lo que implicaba que los coordinadores a cargo de cada programa tuvieran que encargarse de velar por los procesos academicos y administrativos para que funcionaran de manera eficiente, pero desviaba el objetivo primordial de sus funciones, encaminadas a la planeacion estrategica de cada uno de los programas. Poblacion: se entrevistaron 24 personas de diferentes programas y areas, involucradas en el proceso que dirige el Centro de Servicios Compartidos, entre empleados, coordinadores de programa, profesores y estudiantes pertenecientes a la Escuela de Administracion. Para la seleccion de las personas se tuvo en cuenta una seleccion aleatoria de programas, profesores y estudiantes que en mayor medida tuvieran contacto con el centro y su voluntad de aportar a la investigacion. Resultados: el CSC ha sido una excelente opcion para centralizar y optimizar procesos y procedimientos logisticos concernientes a labores operativas que antes se llevaban a cabo en los diferentes programas por distintas personas y con diversos resultados de efectividad. Ahorra tiempo y mejora la eficiencia en terminos de utilizacion de recursos y resultados satisfactorios para las diferentes personas implicadas. En general, se aprecio un alto valor del CSC por parte de todos los actores del proceso y fueron los coordinadores que no tenian asistente o monitor los que en mas alto grado lo valoraron. Se ha migrado de trabajar desde la especificidad de cada programa hasta una generalidad homologada y estandarizada en la mayoria de los procesos transaccionales de los programas de la Escuela de Administracion.