291 Improved management of surgical paediatric patients by computerised selection of medical files for analysis in morbidity monitoring staff meetings

Background and objectives For Morbidity Monitoring Staff (MMS) meetings to be efficient, they need to include all patient files concerned with medical failures or logistics failures. The major difficulty is selecting all relevant files. Our objective was to develop a computer application that would select the files that need to be discussed in order to identify medical failures and logistics failures that need remedying. Programme The computer application for automatic file selection is based on a comparison of the actual length of hospital stay with the predicted length of stay for a given disease and/or surgical procedure. Every 2 months, all selected files are reviewed to determine which files are incomplete, which relate to medical failures, and which to logistics failures. Results During the 30-month period from January 2006 to April 2009, 8540 children underwent surgery in our department. A total of 1364 (16%) medical files were automatically selected for review by MMS. A total of 51 cases (0.6%) of medical failure and 16 cases (0.19%) of logistics failure were identified and analysed. Three improvement actions ensued: (i) the development of a specific multidisciplinary medical file for ASA III patients, (ii) routine bacteriological analysis in cases of appendectomy in order to fight antibiotic-resistant infections better, (iii) changes in the organisation of day-care surgery (phone-call the day before and after surgery, changes in the timetable…) Conclusion The automated procedure for the selection of medical files for review by MMS helped us identify medical failures (0.6% rate) and initiate specific actions in order to improve health care delivery in our department. Our tool may be useful for MMS in all cases of scheduled hospitalisation or elective surgery. Introduction l9amelioration des pratiques professionnelles repose entre autre sur la realisation au sein des equipes medicales et paramedicales de RMM. Toutefois, la selection des dossiers a analyser depend le plus souvent d9une evaluation individuelle de la survenue d9un evenement porteur de risque ou d9une complication et n9est pas toujours exhaustive. Afin de pallier a cette situation, nous avons developpe un systeme automatique de selection des dossiers a analyser, base sur la duree du sejour hospitalier et le caractere complet ou nom du dossier (presence de resume d9activite medicale et de compte rendu operatoire). Ce mode de selection nous permettant d9extraire les dossiers incomplets et de les finaliser, mais aussi de mettre en exergue les complications medicales et les problemes organisationnels. Materiel et methodes Une application informatique developpee sur le logiciel ACCESS (microsoft*) permet, pour chaque patient opere dans le service, de comparer la duree de l9hospitalisation effectuee a la duree previsible de l9hospitalisation pour la pathologie et le geste chirurgical concerne. Ainsi, tout patient dont la duree depasse la duree previsible est selectionne et analyse lors de la revue de morbi-mortalite mensuelle. L9analyse pluridisciplinaire de tous les dossiers selectionnes permettant de distinguer les problemes organisationnels des complications medicales qui sont secondairement discutees. Resultats Sur une periode de 30 mois (janvier 2006 – mars 2009) 8540 enfants ont ete pris en charge dans le service. Sur l9ensemble des dossiers, 1364 dossiers (16%) ont ete automatiquement selectionnes et analyses en RMM. 51 dossiers (0,6%) ont ete extraits pour des complications medicales et 16 pour des problemes organisationnels (0,19%). L9analyse retrospective des dossiers a permis de generer plusieurs demarches qualites pour la prise en charge des patients telles que: La constitution d9un dossier patient multidisciplinaire pre et post-operatoire pour les patients ASA III. La realisation d9une analyse bacteriologique en cas d9appendicite aigue afin de faire face a l9apparition de germe resistants aux antibiotiques usuels. La modification de l9organisation de prise en charge ambulatoire des patients (appels telephoniques la veille et le lendemain de l9intervention, horaire d9admission…). Conclusion L9utilisation d9un outil informatique de selection automatique des dossiers analyses en RMM nous a permis de reveler un taux de complications medicales de 0,6% et de generer plusieurs demarches visant a ameliorer la prise en charge des patients. Cet outil nous semble aisement applicable dans des domaines de prise en charge programmee des patients.