Electronic System of Record Management: the experience at UNICAMP with processes :: Brapci 2.0

Desde 1994 funciona na Universidade Estadual de Campinas, um sistema eletronico de gestao arquivistica de documentos, denominado Protocolo, que controla em especial, os processos autuados pelos seus orgaos e unidades. O sistema permite, atualmente, o gerenciamento de cerca de 25 mil novos processos por ano, e o armazenamento de 600 mil itens documentais a partir de 500 operadores de registro, uma unidade central e 38 protocolos e arquivos setoriais. Sua implementacao decorreu de revisao administrativa das areas de Protocolo e de Arquivo de Processos, vinculadas a Diretoria Geral da Administracao, coordenadora do projeto, com apoio do Centro de Computacao e do Arquivo Central do Sistema de Arquivos, orgaos da Reitoria, motivada pela insuficiencia do atendimento das demandas de informacao necessarias as tomadas de decisao da Universidade. Da reforma resultaram entre outras acoes, a mudanca do modelo de administracao centralizada instalado ate entao, para o modelo sistemico, onde foram instalados um orgao coordenador central e unidades de operacoes de protocolos e de arquivos, vinculadas as unidades e orgaos, e a integracao dos procedimentos destas areas, antes desarticulados, atraves de acoes e de normas institucionais, implementando, assim o conceito de gestao de documentos, defendido pela Arquivologia, vigente na epoca. O sistema eletronico nasceu neste contexto de mudancas, com a finalidade de garantir a integracao de todas as fases da gestao documental da producao ate a guarda permanente.