INF-03 : 전산 결재 활용을 통한 기록물의 효율적 관리

배경 진단검사의학과는 업무의 정확도와 신뢰도를 높여 환자에게 경제적이고 양질의 진료와 최상의 의료서비스를 제공하기 위하여 우수검사실 신임인증을 비롯한 다양한 인증 평가를 받고 있다. 검사서비스의 품질 향상 및 환자와 직원의 안전을 위한 인증 심사기준은 강화되고 있으며 그 기준에 충족하기 위하여 기록물 준비 및 관리가 매우 중요시되고 있다. 현재 검사 분과 별, 월 별, 지침, 정도관리 프로그램 별 보관 서식 및 보관 기간이 다양하고 보관기록물에 따라 결재선이 상이하며 이로 인하여 보관기록물의 분실 및 장기간 보관에 따른 공간 문제 등이 발생하고 있다. 이러한 문제 해결을 위해 본원에서는 편리하고 안전한 기록물 관리 및 보관을 위하여 그룹웨어를 활용하는 프로세스를 구축하였다 방법 진단검사의학과에서 인증평가 시 제시해야 하는 기록물들을 모두 검토하였다. 이를 바탕으로 전산 결재가 필요한 기록물을 취합하였고 기록물의 종류 별, 보관기간 별 특성에 따라 서식을 체계적으로 분류하였다. 전산 결재 시행 항목을 확정하여 공통된 결재 서식을 개발하였으며(팀 정의양식 구축) 기록물의 양식도 규격화 하였다. 기록물에 따른 결재선을 확립하여 그룹웨어에 반영하였으며 국내ㆍ외 학회 등 장소에 구애받지 않는 실시간 결재를 구축하기 위하여 모바일 결재도 가능하도록 하였다. 기존 서류로 보관중인 기록물의 경우, 보관기간이 임박하지 않은 기록물은 PDF 파일로 스캔하여 별도의 파일로 저장함으로써 효율적인 공간활용이 가능하게 되었다. 결과 전산 결재 활용 프로세스를 구축함으로써 기존에 서류로 보관하던 공간들의 활용이 다양해졌으며 기록물의 공통 관리 및 접근이 수월하게 되었다. 외부정도관리, 내부정도관리 등 각 분과 별 다양한 기록물을 전산에서 누구나 확인이 가능하도록 하였으며 이로 인하여 신속한 기록물 확인도 가능하게 되었다. 적정 기간 내 결재율 등을 모니터링하여 정해진 기간 내에 결재가 이루어질 수 있도록 하였으며 모바일앱 활용이 가능해지면서 다양한 기록물의 실시간 확인 및 결재가 가능하게 되었다. 인증에서 요구하는 기록물의 보관기간을 전산 상으로 미리 설정하여 각 기록물의 보관기간 확인이 가능하도록 하였다. 기존에 서류 작성을 위하여 사용하던 A4용지도 연간 40,000장 정도를 절약할 수 있게 되었다. 결론 체외진단검사는 객관적이며 정확한 정보를 제공하는 의료의 한 분야이며, 근거중심의학이 더욱 요구되는 현 시점에서 진단의학검사의 신뢰도와 표준화는 매우 중요해지고 있다. 진단검사의학과의 질적 신뢰성 유지를 위하여 지속적인 노력 없이는 강화되는 인증 심사에서 좋은 성과를 이루기 어렵다. 현재 시행중인 그룹웨어 결재시스템은 진단검사의학과의 특성을 모두 반영하기에는 어려움이 현존하며 전산 결재 관련하여 자체적인 프로그램 개발 논의가 필요하다. 전산 결재 시스템 정착을 위해 전산프로그램 개선 및 부서 교육, 추가되는 인증 대비 보관 서류의 수집 및 분석을 통한 문제 개선 등의 지속적인 노력이 필요하다.