Revisão do processo da afpu “apoiar a participação de funcionários em cursos e eventos externos”

A Agencia para a Formacao Profissional da Unicamp – AFPU executa acoes institucionais destinadas ao desenvolvimento profissional na universidade. Uma das acoes e o apoio a participacao de funcionarios em cursos externos e em reunioes cientificas e tecnologicas. Esse e um processo que envolve atividades em diversas areas, desde sua solicitacao e analise na Unidade/Orgao, analise e liberacao de recursos pela AFPU e efetivacao do pagamento das despesas na propria U/O e/ou na DGA. As solicitacoes para esses tipos de apoio vem crescendo ano a ano, especialmente a partir de 2008, com a ampliacao das modalidades de apoio a participacao em eventos externos. Devido a sua complexidade, varios problemas vem ocorrendo ao longo desse processo, como falta de cumprimento de prazos, falta de documentacao correta, dificuldade na identificacao de pareceristas. Com o aumento do volume de solicitacoes, estes problemas tem acarretado sobrecarga de trabalho nas diversas areas envolvidas, especialmente nas financeiras que dependem de prazos pre-estabelecidos para pagamento de inscricoes, diarias e passagens aereas e rodoviarias.  Para a revisao desse processo foi criado um Grupo de Trabalho com representantes de treinamentos e de areas financeiras de algumas unidades orcamentarias e de orgaos da reitoria. Este grupo, utilizando a metodologia GEPRO, analisou e reviu o fluxo dos sub-processos das areas envolvidas, os formularios utilizados e tambem o tempo minimo necessario de cada atividade. As mudancas do processo serao amplamente divulgadas para as U/O por meio de seus representantes de treinamento e serao acompanhadas para avaliacao e proposicao de adequacoes necessarias.