Análise do domínio organizacional na perspectiva arquivística: um estudo baseado na metodologia proposta por Designing and Implementing Recordkeeping Systems, DIRKS

Tem-se como objeto de estudo formularios da Metodologia DIRKS, Designing and Implementing Recordkeeping Systems, visando-se ao delineamento de um dominio organizacional. Os pressupostos da pesquisa sao os seguintes: o levantamento das entidades de um dominio organizacional antecede a sua estruturacao; os elementos constantes do dominio organizacional sao essenciais para nortear a construcao de instrumentos necessarios a gestao de documentos; obter os elementos do dominio organizacional pela abordagem proposta pela DIRKS propicia sua contextualizacao; a implementacao da DIRKS fornece as garantias necessarias para validar instrumentos de gestao de documentos. Este trabalho tem como objetivo mapear as entidades presentes nos formularios de coleta de dados da Metodologia DIRKS. Foram analisados oito (08) formularios, utilizados na implantacao do projeto de Elaboracao de Instrumentos de Gestao: planos de classificacao, tabelas de  temporalidades e destinacao de documentos de arquivo para as atividades finalisticas do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais. A metodologia do estudo e formada por 12 etapas que se estendem do processo da identificacao de entidades constantes dos campos dos  formularios ao seu mapeamento em um sistema categorial que partiu das categorias fundamentais de Ranganathan. Para diagramacao do sistema categorial, foi usado o software Protege. Obteve-se como resultado um sistema categorial que permitiu representar um dominio organizacional. Os resultados foram analisados e discutidos no contexto da gestao de documentos, ensejando reflexoes sobre a analise e design de dominios organizacionais do ponto de vista  arquivistico.Palavras-chaveAnalise de dominio. Gestao de documentos. ISO 15.489. Metodologia DIRKS. Modelagem de dominio organizacional. Dominio organizacional.Organizational domain analysis in the recordkeeping perspective; a study based on the Designing and Implementing Recordkeeping Systems, dirks, methodologyAbstractThis research aims to study forms of DIRKS Methodology – Designing and Implementing Recordkeeping Systems, for designing of an organizational domain. The assumptions of this research are: the collecting of the entities of a domain is prior to its organizational structure; the organizational domain is essential to create the necessary tools for a recordkeeping system; the functional approach proposed, and  implementing of the DIRKS provides its context and the necessary guarantees to validate tools for document management systems.This work aims specifically to map the entities present in the data collection forms of DIRKS Methodology. It has analyzed eight (08) forms, used in implementing the project of development of management tools, such as: document classification schemes, tables of temporalities, in the context of records for the activities of the Executive Branch of the Brazilian State of Minas. Its methodology consists of twelve (12) steps that extend from the process of identifying entities in the form fields to their mapping into a categorical system using the key categories of Ranganathan. For layout of the categorical system protege software was used. As result a categorical system that represents an organizational domain is founded. The results were analyzed and discussed in the context of document management, occasioning reflections on the analysis and design of organizational  domains from the records management point of view.KeywordsOrganizational domain analysis. Records management. ISO 15.489. DIRKS Methodology. Modeling organizational domain. Organizational domain.