La gestión de información personal mediante el correo electrónico: estudio cualitativo de las conductas organizadoras e integradoras

Esta investigacion se enmarca en el ambito de la gestion de informacion personal (GIP), el conjunto de acciones que una persona ejecuta para obtener, crear, almacenar, organizar, recuperar y utilizar la informacion que necesita para resolver sus tareas y para cumplir con diversos roles y responsabilidades. En la vida cotidiana, las personas necesitan informacion para resolver tareas y tomar decisiones acertadas. La informacion es entonces imprescindible, pero en exceso resulta dificil de procesar. Por ello, del conjunto de informacion al que tienen acceso, las personas crean un subconjunto de informacion personal que anticipa necesidades futuras: capturan y almacenan piezas de informacion para usarlas despues, y las gestionan segun esquemas propios. Esta gestion es dificil: exige saber donde esta la informacion y en que forma. Y la informacion no siempre esta bajo control: suele estar fragmentada en formas, aplicaciones y dispositivos distintos. Para gestionar esta informacion existen numerosas y diversas herramientas, pero esta diversidad de aplicaciones y dispositivos no es una solucion, sino mas bien una parte del problema porque complica la gestion. Buena parte de la informacion personal se obtiene y se genera mediante el correo electronico, un sistema cuyas funciones van mas alla de la comunicacion. Dado que el correo electronico actua como conducto —es un canal de distribucion de varios tipos de informacion—, resulta idoneo para ejercer funciones clave de la GIP: la gestion de tareas, contactos y documentos. Muchas personas usan el buzon electronico para organizar sus obligaciones, como deposito de informacion y como agenda de contactos. Si bien el correo electronico beneficia las actividades de la GIP, las personas experimentan problemas para llevarlas a cabo: tienen dificultades para procesar el enorme volumen de informacion entrante, para organizar los mensajes y los documentos, para gestionar sus tareas y para recuperar la informacion que necesitan. Este trabajo examina el comportamiento de una muestra de personas laboralmente ocupadas, y con estudios superiores, en cuanto al uso y la gestion del correo electronico. Las compara en el contexto laboral con el personal, estudia como afrontan problemas comunes como la fragmentacion de informacion y el exceso de comunicacion, y analiza que impacto han podido tener las nuevas herramientas de comunicacion digital (medios sociales y mensajeria instantanea). Los resultados apuntan a que los usuarios del correo electronico sufren una acusada sensacion de sobrecarga informativa, especialmente en el ambito laboral, y tienen problemas para reencontrar informacion, sobre todo los ficheros adjuntos y los mensajes generados por otras personas. Tambien experimentan dificultades en la gestion de tareas a causa de tres factores: la inadecuacion de la herramienta para sustentar actividades de GIP, la fragmentacion de la informacion y ciertos aspectos psicologicos. Ademas, tienden a usar el correo electronico, un recurso por definicion compartido, a su propia conveniencia, en ocasiones en perjuicio de sus interlocutores. Se ven obligados a utilizar en su lugar servicios de alojamiento en la nube o de transferencia para el envio de ficheros grandes, dadas las limitaciones que los proveedores de correo electronico imponen por razones de sostenibilidad. Y sienten cierta preferencia por los operadores de correo web, incluso para resolver tareas laborales, por la gran capacidad que ofrecen y por la ubicuidad de los servicios gratuitos, pese a los riesgos de seguridad y privacidad que presenta esta practica. Ciertas conductas estan relacionadas con el rol que cada persona desarrolla en su entorno, sea este laboral o personal. Asi, se observa que el uso del correo electronico es mas intensivo en el ambito laboral que en el personal y que la correspondencia de trabajo esta mas orientada a la accion (preguntas, consultas, peticiones de informacion y encargos de tareas) mientras que la personal tiene una naturaleza mas informativa y social. Tambien se ha comprobado que los esfuerzos dedicados a la gestion dependen del grado de motivacion de la persona en cada uno de los ambitos en los que se desenvuelve. Los contactos se describen con mayor profundidad en el correo personal y se agrupan con criterios distintos segun el ambito. En el buzon laboral, el numero de carpetas generadas presenta cierta correlacion con el trafico de mensajes. La mensajeria instantanea gratuita, por su parte, ha desplazado de una manera notable al correo electronico, sobre todo en el ambito personal. Dado que se han observado deficiencias de usabilidad en los clientes de correo electronico, se propone, ademas, que estas aplicaciones mejoren las prestaciones de busqueda, especialmente en la recuperacion por palabra clave, que incorporen mejores politicas de archivo (temporalizacion) y que mejoren el sistema de navegacion y recuperacion de la informacion. Y puesto que el correo electronico funciona de facto como una herramienta de GIP, es conveniente que los clientes de correo electronico implementen funciones para la priorizacion y el seguimiento de tareas, mejoren la integracion con el calendario del usuario, y tengan mas capacidad para personalizarse, es decir, para acomodarse a las diferencias individuales, puesto que estas son heterogeneas. Por ultimo, se sugiere que las organizaciones inviertan en aumentar la capacidad de sus buzones laborales para disuadir a los trabajadores de usar su buzon personal para asuntos laborales. Con ello se podrian mitigar los riesgos de seguridad y privacidad que se derivan de esta practica.