Rumo a gestão de documentos digitais na UNICAMP

Em setembro de 2015 o Arquivo Central do Sistema de Arquivos implantou o Sistema de Gestao Arquivistica de Documentos (SIGAD/Unicamp), substituindo o Sistema de Protocolo, ja em obsolescencia (1993). O sistema permite a gestao de processos, dossies e documentos avulsos produzidos pela Universidade, inclusive com funcionalidades de producao, registro, captura, trâmite, acesso e armazenamento confiavel de documentos digitais. Baseou-se em requisitos funcionais de protocolo, arquivo e tramitacao, alem de requisitos funcionais e tecnicos reconhecidos por entidades nacionais e internacionais de gestao e preservacao da autenticidade de documentos. A arquitetura WEB de desenvolvimento esta baseada em ferramentas nao proprietarias. A implantacao e o desenvolvimento ocorrem de forma modular, com equipes integradas por agentes de negocio e de informatica do Arquivo Central/SIARQ, com envolvimento de agentes de 82 unidades/orgaos, responsaveis pelos Protocolos/Arquivos e do Centro de Computacao (CCUEC) que disponibiliza ambientes de homologacao/producao. Os primeiros modulos implantados ja permitiram ampliar a abrangencia dos registros documentais, das funcionalidades de gestao, do acesso e dos usuarios, alem de gestao da producao, da captura e do armazenamento de documentos digitais, incluindo a assinatura eletronica. Foram capacitados 1070 agentes em 25 oficinas, resultando no recadastramento de 1700 usuarios. A migracao de 18 milhoes de registros permitiu a desativacao total do sistema legado. O gerenciamento completo de documentos digitais, incluindo a interoperacao entre sistemas e uma solucao de processo eletronico/digital, e o foco dos modulos que vem sendo desenvolvidos para serem implantados em 2016, para uso das unidades e orgaos, contribuindo com o atendimento ao Planes/Unicamp 2016-2020.