As diretrizes orientadoras da administração pública federal brasileira para avaliação de documentos

EnglishThis paper presents the results of a Master's Degree, developed in Information Science at the University of Brasilia, Brazil. It aims to analyze the application of guidelines related to records appraisal available at the Brazilian Federal Public Administration. Records appraisal is part of the new paradigm in Archives Management, which appeared in the middle of the twentieth century as an Archives Management response to the increasingly growth of government-generated documents. In records appraisal, it is decided what records will be permanently preserved and what ones will be eliminated, based on criteria of value. These criteria are normally built on legal, administrative or historical and research purposes, according to the use potential of the collections. Furthermore, this process also establishes retention schedules for the organization's documents. Therefore, it is considered as one of the main operations in the management of records for the promotion of administrative efficiency and for the preservation of social memory. At a historical or permanent archive, only a small percentage of the records appraised are preserved: those containing permanent value for evidence purposes or information considered relevant to society. According to Brazilian legislation related to the subject, appraisal is part of the intellectual procedures and technical operations applied in records management. The Public Administration is obliged to follow what the law determines because it performs its duties within the legal limits of its competence and of its normative acts in the scope of the Executive Branch. In addition, the Public Administration follows political will of governments which contain public bodies in their own structure as operators of governmental action. Documents are produced and accumulated due to administrative actions of government. The Brazilian National Archive, which is the responsible body for monitoring and implementing national archival policies, issued a normative instruction to establish that transferred records must be appraised. Likewise, the Brazilian National Council on Archives (CONARQ) which is responsible for defining national archival policies and is the central body of the National Archival System, has standardized and issued several normative instructions for records appraisal. This paper seeks to analyze the application of regulations and guidelines within the scope of the Brazilian Federal Public Administration, as well as to identify the existence of internal regulation which enables records appraisal in each organization. The research sample consisted of the twenty four ministries of the Federal Public Administration, based in Brasilia, Brazil. In other to obtain data, this research used the Citizen´s Information Service, in accordance with Law 12.527/2011 which relates to access to information. Considering what was established, it was requested information related to the existence of any internal normative instruction regarding records appraisal in that institution, such as: internal regulations of the Records Appraisal Standing Committee at the organization; Retention Schedule and final disposition of records related to the core activities; Activity Report of the Records Appraisal Standing Committee; records management manual or any other internal guidelines on the subject. It sought to identify some internal guideline on records appraisal which could reinforce the instructions of CONARQ and the National Archive. As a result, it is evident that the institutions analyzed do not fully comply with the guidelines established by the responsible authorities. Not all institutions have a Records Appraisal Standing Committee and very few have drawn their own Retention Schedules. In order to properly preserve the memory of the institution and of society, it is essential that organizations play their role as the responsible ones for the management of the State´s record, and take the necessary steps so this action can be performed satisfactorily. portuguesEste trabalho apresenta resultado de pesquisa de mestrado, desenvolvido no Programa de Pos-Graduacao em Ciencia da Informacao, na Universidade de Brasilia, Brasil. Tem como objetivo analisar a existencia dos dispositivos normativos orientadores, para a avaliacao de documentos de arquivos, nos orgaos ministeriais do Poder Executivo Federal. A avaliacao de documentos de arquivo faz parte do novo paradigma na Arquivologia, que surgiu em meados do sec. XX como resposta ao crescimento cada vez maior da producao documental governamental. Na avaliacao de documentos ocorre a escolha dos documentos que terao preservacao permanente e aqueles que serao eliminados, com base em criterios valorativos. Os criterios de valor comumente se baseiam nas finalidades legais, administrativas ou de interesse para a historia e a pesquisa, de acordo com o potencial de uso dos acervos. Alem disso, nesse processo tambem se estabelecem os prazos de guarda para os documentos das organizacoes. Por isso, e considerada como uma das principais operacoes na gestao de documentos para a promocao da eficiencia administrativa e para a preservacao da memoria social. No arquivo historico ou permanente conservamse somente uma pequena porcentagem dos registros, do total de documentos, que tenham sido avaliados, como os de valor permanente para fins de prova ou informacoes outras para a sociedade. Ela faz parte dos procedimentos intelectuais e operacoes tecnicas aplicadas na gestao de documentos, conforme legislacao brasileira relacionada ao tema. Administracao Publica desempenha as suas atribuicoes dentro dos limites legais de sua competencia e dos seus atos normativos no âmbito do Poder Executivo, razao pela qual obriga-a fazer o que a lei determina. Alem disso, ela realiza a vontade politica de governo, que contem em sua estrutura orgaos publicos como realizadores da acao governamental, que produzem e acumulam documentos em razao das suas acoes administrativas de governo. O Arquivo Nacional, orgao responsavel por acompanhar e implementar a politica nacional de arquivo, instituiu Instrucao Normativa na qual define que devem estar avaliados os acervos de arquivos transferidos. O Conselho Nacional de Arquivos, responsavel pela definicao da politica nacional de arquivo e orgao central do Sistema Nacional de Arquivo normatizou e editou diversas resolucoes orientadoras para avaliacao de documentos. Como metodologia, a investigacao ocorreu por meio do Servico de Informacao ao Cidadao, em conformidade com a lei que trata do acesso a informacao. Utilizou-se o e-SIC do Poder Executivo Federal. Foram solicitadas informacoes a respeito da existencia de qualquer dispositivo normativo interno que tratasse da avaliacao de documento de arquivo naquela instituicao, tais como: regimento interno da Comissao Permanente de Avaliacao de Documentos do orgao; Tabela de Temporalidade e Destinacao de Documentos de Arquivo relativo as atividades-fim; Relatorio de Atividades da Comissao Permanente de Avaliacao de Documentos; manual de gestao de documentos ou quaisquer outras diretrizes internas a respeito do assunto. Procurou-se identificar alguma diretiva interna de cada orgao que orientasse a avaliacao de documento, e com isso reforcasse as orientacoes do CONARQ e Arquivo Nacional. A amostra da pesquisa foi formada pelos vinte e quatro ministerios da Administracao Publica Federal, com sede em Brasilia, Brasil. Como resultado constata que a avaliacao de documentos de arquivo e pratica relevante tanto para a eficiencia e eficacia administrativa, como para a preservacao da memoria da instituicao e da sociedade. Para isso, torna-se necessario que o Poder Publico exerca seu papel constitucional como responsavel pela gestao documental governamental e desempenhe os desdobramentos de que essa atribuicao acarreta de forma satisfatoria.