Library system for sharing user data and ID with external system of Kyushu University

2. 背景と意義 2.1. 従来の利用者情報管理 最初に,貸出や入館を巡る利用者情報の管理に関し ては,情報としての利用者データ管理と,物理的なカ ードとしての利用者カード管理と,大きく2つの側面 がある. 利用者データ管理の側面からは,従来のシステムで は,学生データのうち正課生について,年度初めに図 書館で採番した利用者 ID を連絡後,学務部より新入 生データをもらい,一括登録作業を実施していた.そ の後は,図書館システム内で維持管理を行い,学生に 学生証の再発行や留年等の異動があった場合,その都 度,メール等で個別連絡を受け,手動にて更新作業を 実施していた. また,督促等に伴う,連絡先等の確認についても, 必要に応じて各部局へ FAX 等により,学生の情報に関 する照会を行い,手動にて更新作業を実施していた. 一方,職員データや学生データのうち研究生や科目 等履修生等の非正課生については,カウンターへの申 請に基づき,個別登録作業を実施していた. その結果,図書館として必要な範囲の情報を,図書 館業務の事情に合う形式で,細かく管理できるという 長所の反面,短所として,煩雑な維持管理を余儀なく されていた. 正課生のデータについては,異動の連絡があった場 合,毎日の多数の他のメールから人の目で識別し,コ ピー&ペーストによる更新を行ったり,FAX での情報 の場合は,目で見て転記入力したりするため,人的ミ スによる更新漏れが発生する可能性を孕んでいた. また,職員データや非正課生のデータは,図書館独 自で利用者情報を入力し管理するため,氏名の表記や 最新の連絡先等において異なる場合があった.特に, 外国籍の利用者の名前の表記や読みについては難しい ものも多く,どうしても担当者による入力の揺れがあ った. 一方,利用者カード管理の側面から,従来のシステ ム下では,形態上は,磁気式学生証(学部や学年によ っては IC 学生証等),ラミネート式の図書館利用者票 が混在していた.利用者 ID の表現形式も,バーコー ドが中心で,学生については,学生証の裏面に図書館 独自の利用者 ID のバーコードを印刷してもらうこと で,ラミネート式の図書館利用者票にかえていた.