Perancangan Sistem Informasi Persediaan di Perusahaan Distribusi Sepatu PT. S Surabaya

PT. S merupakan perusahaan dagang yang berfokus pada bidang distribusi sepatu dan sandal. Sebagai distributor, wilayah distribusi PT. S mencakup Indonesia bagian timur meliputi Jawa Timur, Bali, Lombok, Kalimantan Timur dan Sulawesi. PT. S menggunakan jasa Salesman untuk meng-cover daerah-daerah yang jauh dari kantor pusat. Selain itu, PT. S juga memiliki beberapa Sub Agen yang berfungsi sebagai distributor dari PT. S di beberapa daerah tertentu. PT. S telah menjalin kerjasama dengan PT. T dan telah menjadi distributor dari sepatu dan sandal merek S selama lebih dari 12 tahun. Hubungan kerja sama antara PT. T dengan PT. S adalah hubungan supplier dengan distributor dengan sistem pembelian putus, artinya, PT. T tidak bertanggung jawab lagi atas barang yang dibeli PT. S. Kantor pusat PT. S terletak di kawasan Gembong, Surabaya, sedangkan kantor PT. T terletak di Jakarta. Selain kantor dan gudang di Jakarta, PT. T selaku produsen sepatu dan sandal merek S juga memiliki sebuah gudang di Surabaya yang juga terletak di kawasan Gembong, Surabaya. Berdasarkan hasil pengamatan di kantor dan gudang PT. S, diperoleh permasalahan yang perlu diselesaikan untuk memperbaiki sistem informasi persediaan perusahaan. Permasalahan tersebut meliputi laporan stok yang tidak akurat, beban pekerjaan yang terlalu banyak sehingga Sales dan Marketing Manager tidak dapat berkonsentrasi pada strategi pembelian dan penjualan, serta pemakaian database yang sudah tidak sesuai lagi dengan kebutuhan perusahaan. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang distribusi, PT. S memerlukan data stok yang akurat agar dapat cepat merespon permintaan customer. Selama ini, PT. S memiliki masalah dalam sistem informasi persediaan perusahaan. Sering kali terjadi ketidaksesuaian antara laporan stok dengan jumlah fisik di gudang sehingga mengganggu manajemen dalam pengambilan keputusan operasional. Ketidaksesuaian tersebut dapat menimbulkan kerugian material terhadap perusahaan dalam arti ada kemungkinan produk yang hilang ataupun tertukar dengan produk lain (kesalahan pengiriman). Selain itu, pengelolaan gudang produsen oleh PT. S juga memiliki suatu masalah yaitu tidak adanya pencatatan arus keluar masuk barang yang mudah direkapitulasi. Selama ini, pencatatan keluar masuk barang masih dilakukan secara manual sehingga masih diperlukan waktu lagi dalam merekapitulasinya menjadi laporan stok. Padahal, PT. S membutuhkan laporan stok yang sedapat mungkin real-time agar dapat mengambil keputusan yang tepat. Setelah dilakukan pengumpulan data, maka dilakukanlah analisis. Dari analisis dan perancangan sistem informasi persediaan yang telah dilakukan maka diperoleh kesimpulan yaitu diperlukannya struktur organisasi yang baru; perbaikan prosedur penerimaan produk dari produsen; penerapan prosedur peminjaman; pembuatan database baru; perbaikan prosedur peminjaman produk, pembuatan dokumen peminjaman produk dan database yang memfasilitasi prosedur ini. Adapun hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah perbedaan jumlah stok antara laporan stok dan jumlah fisik dapat dieliminasi; peminjaman produk dapat lebih dikontrol; adanya laporan stok gudang produsen yang akurat; resiko ketidaksesuaian antara dokumen fisik dengan database serta resiko manipulasi dokumen dapat dihindari.