Gestão da informação ou do conhecimento? Um estudo de caso na direção-geral dos estabelecimentos escolares-direção de serviços do centro

EnglishThis study is carried out in a regional and deconcentrated Institution that takes part of the Portuguese Public Administration, which owns a Record Management System (RMS) that models its recordkeeping processes. The main purpose is to analyze whether the RMS contributes, or not, to the collaborative process of sharing of knowledge and decision making. Also, whether the information managed by the System, contributes, or not, to the process of knowledge creation. The methods and techniques used to collect and analyze data were developed under an inductive and observational case study research, highlighting two specific aspects: verification of the RMS main processes and tasks, examining if the technology and tools used nowadays are correct for the service that they were designed; verification of the SGI main processes and tasks, examining if the information that is inserted in the System is well managed to contribute to the process of conversion of knowledge (Nonaka & Takeuchi, 1995) and to the process of sharing knowledge in a collaborative way, among the different hierarchical organizational levels. The timeline considered was the critical period that starts with the implementation of the RMS/IMS (2007-2008) to nowadays. The main results suggest that, although the Institution has a RMS/IMS that is operational and working, the information seems to remain closed in "niches", and there are no formal and systematic collaborative strategies to share knowledge and enhance the process. The main conclusion, points out that the existence of the System may be a necessary condition to exist a Knowledge Management System (KMS), but it not sufficient. In a holist approach, people, and not only technologies and process, are the core part of the System. Also, it is pointed out that the continuity of the structural and functional instability of the Institution over time, as well as the vertical management model traditionally adopted in the Portuguese Public Administration, are factors that strongly inhibit the emergence of a spontaneous and/or formal process of knowledge creation and sharing in the analyzed Institution. In the short and medium term, we suggest corrective measures to promote continuing training to the staff, and to develop communication strategies based on horizontal platforms (e.g., Web 2.0). portuguesEste estudo desenvolve-se numa instituicao publica portuguesa, regional e desconcentrada, detentora de um sistema de gestao documental que modela o seu sistema de arquivo. Examina-se se o mesmo contribui para a partilha colaborativa de conhecimento e para as tomadas de decisao ou se a informacao, apesar de gerida, nao se transforma em conhecimento. Desenvolve-se por meio de um estudo de caso indutivo e observacional, em duas vertentes: i) verificacao do Sistema de Gestao Documental, observando se, existindo os instrumentos indispensaveis, estes estao a ser corretamente utilizados e postos ao servico do fim para o qual foram concebidos; ii) verificacao do Sistema de Gestao da Informacao, observando se a informacao esta sendo corretamente gerida, consubstanciando-se em conhecimento convertido (Nonaka & Takeuchi, 1995) e partilhado em diferentes vias. Considera-se o periodo critico que se inicia em 2007-2008, quando foi implementado o SGD/SGI, ate a presente data. Os resultados indicam que, mesmo detendo a instituicao um sistema de gestao documental e de informacao concebido e a funcionar, a informacao, em certos casos, permanece fechada em “nichos”, nao havendo uma partilha formalmente instituida. Conclui-se que a existencia de um sistema desta natureza podera ser condicao necessaria, mas nao suficiente, para que surja um Sistema de Gestao do Conhecimento (SGC). Apontam-se como fatores inibidores da geracao de processos de criacao e gestao do conhecimento, a continuidade da instabilidade estrutural e funcional da organizacao, bem como o modelo de gestao verticalizado tradicionalmente adotado na Administracao Publica Portuguesa. Sugerem-se como medidas corretivas, a curto e medio prazo, a promocao de formacao continuada e o fomento de comunicacao baseada em plataformas horizontais do tipo Web 2.0.