Évaluation et optimisation du service de traitement des ordonnances au Centre hospitalier de l’Université de Montréal : pour une pratique pharmaceutique moderne en établissement de santé (PERFORM-D3)

Objectif : Decrire l’organisation du travail a la suite du deploiement des effectifs au secteur de la saisie et validation des ordonnances du Centre hospitalier de l’Universite de Montreal dans la premiere moitie de 2018 et emettre des propositions, s’il y a lieu, afin d’optimiser le service de distribution dans le but d’absorber la hausse prevue au secteur de la saisie et de la validation des ordonnances. Description de la problematique : L’augmentation du nombre de lits prevue au cours de l’automne 2019 (de 610 a 772 lits) met une pression sur les services pharmaceutiques, notamment dans le secteur de la validation des ordonnances. Nous prevoyons que le nombre d’ordonnances validees devrait augmenter de 3200 a 4400 nouvelles ordonnances par jour. Resolution de la problematique : Une analyse du flux d’ordonnances et des statistiques de validation de fevrier a juin 2018 de meme qu’un sondage aupres des pharmaciens ont permis de dresser un portrait du secteur de la validation des ordonnances. Le flux d’ordonnances a permis de deceler un goulot d’etranglement a la saisie d’ordonnances en apresmidi lors d’une journee typique au service de distribution. Les 76 pharmaciens du Centre hospitalier de l'Universite de Montreal ont recu un sondage de 31 questions a choix multiples portant sur la validation des ordonnances. Nous avons obtenu un taux de reponse de 54 %. Parmi les messages-cles, les pharmaciens ont fait part de leur desir de recevoir de la retroaction sur leur performance a la validation d’ordonnances. Conclusion : Des recommandations ont ete emises quant au deploiement des effectifs, a l’implantation d’outils et de procedures ainsi qu’a la retroaction fournie aux pharmaciens et a la formation du personnel. Ces mesures permettront au service de distribution de mieux pallier l’augmentation du nombre d’ordonnances prevue au CHUM pour l’annee 2019. Abstract Objective: To describe the organization of work following the deployment of staff to medication order entry and validation at the Centre hospitalier de l’Universite de Montreal (CHUM) during the first half of 2018 and to make suggestions, if necessary, to optimize the distribution service in order to deal with the anticipated increase in medication order entry and review. Problem description: The increase in the number of beds planned for the fall of 2019 (from 610 to 772 beds) is adding a strain on pharmacy services, particularly in the area of medication order review. We expect the number of reviewed medication orders to increase from 3,200 to 4,400 per day. Problem resolution: An analysis of the medication order flow and review statistics from February to June 2018 and a survey of pharmacists provided a picture of medication order review. The flow analysis revealed a bottleneck in order entry in the afternoon of a typical day in the distribution service. CHUM’s 76 pharmacists received a 31-question multiple-choice survey on medication order review. The response rate was 54%. One of their key messages was their desire to receive feedback on their medication order review performance. Conclusion: Recommendations were made regarding staff deployment, the implementation of tools and procedures, feedback to the pharmacists, and staff training. These measures will enable the distribution service to better deal with the anticipated increase in the number of medication orders at CHUM in 2019.