RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI INTEGRASI KEARSIPAN VITAL DAN MONITORING KEGIATAN PENELITIAN DI BALAI PENELITIAN TANAMAN PEMANIS DAN SERAT

Pengembangan sistem informasi integrasi kearsipan dan monitoring di Balai Penelitian Tanaman pemanis dan Serat sangat berarti. Mengingat permasalahan yang muncul di Balittas saat ini adalah ketika bagian kearsipan membutuhkan dokumen dari bagian kearsipan yang lain, maka bagian tersebut harus menuju bagian yang menerbitkan dokumen yang diperlukan untuk meminjam dokumen tersebut. Disisi lain pemantauan progres kegiatan penelitian juga dilakukan dengan mendatangi lokasi penelitian berlangsung. Dari permasalahan diatas, dapat dilakukan pembangunan sebuah sistem informasi berbasis website dengan menggunaan framework CodeIgniter yang dapat mengintegrasi setiap bagian kearsipan dalam mengelola dokumen dan memperoleh dokumen dari bagian lain langsung dari sistem informasi ini. Pada sistem ini juga bagian kearsipan hanya tinggal memasukan data dan menggunggah dokumen kedalam sistem untuk dapat diakses atau digunakan oleh bagian kearsipan yang lain, begitu juga sebaliknya untuk mendapatkan dokumen yang dibutuhkan bagian kearsipan hanya tinggal mencari dari sistem. Selain bagian kearsipan, kelompok peneliti juga bisa memasukan data-data penelitian beserta laporan penelitian kedalam sistem untuk melakukan report progres kegiatan penelitian yang secara otomatis terhitung presentase proses bejalannya kegiatan penelitian. Setelah dibangunnya sistem informasi ini, permasalahan tersebut dapat diatasi mulai saat ini. Setiap dokumen yang diterbitkan oleh setiap bagian kearsipan yang telah diunggah kedalam sistem yang tersimpan secara digital dan hanya tinggal mengakses sistem untuk mendapatkan dokumen yang dibutuhkan tanpa harus datang ke ruang bagian tempat diterbitkannya dokumen yang dibutuhkan. Selain itu kegiatan penelitian juga dapat dimonitoring tanpa harus ke lapangan tempat penelitian dilaksanakan dengan mengakses sistem, maka dapat dilihat presentase setiap kegiatan-kegiatan penelitian, sehingga kegiatan penelitian dapat dilihat mengenai progres penelitian apa saja yang belum mulai, dalam proses dan kegiatan apa saja yang sudah selesai dikerjakan.